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檔案的定義
檔案是認(rèn)識(shí)和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。下面小編為您帶來檔案的定義！
檔案的定義
檔案，是指過去和此刻的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接構(gòu)成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不一樣形式的歷史紀(jì)錄。
《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定，“本法所稱的檔案，是指過去和此刻的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接構(gòu)成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不一樣形式的歷史紀(jì)錄�！逼涮攸c(diǎn)有：檔案是直接構(gòu)成與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的記錄；檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來的；檔案來源廣泛，資料豐富，形式多樣。檔案的種類分為三大類：有文書檔案、科技檔案和專門檔案。
檔案的定義及其涵義
列寧:“定義可能有許多，因?yàn)閷?duì)象有許多方面�！�
下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。采用這種方法，能夠給檔案下一個(gè)定義：
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中構(gòu)成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。
也可簡(jiǎn)便表述為：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中構(gòu)成的保存起來以備查考的文件。
除了這種表述外，還能夠表述為：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中構(gòu)成的，保存?zhèn)洳榈奈淖�、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。
為了簡(jiǎn)便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。
另外再介紹《檔案法》上的定義。
《中華人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議修正。
第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和此刻的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接構(gòu)成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不一樣形式的歷史記錄�！�
這幾種定義，在基本思想上是相同的，只但是表述方法不一樣而已。第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個(gè)原始記錄指的就是國內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。
一、檔案來源
從構(gòu)成者看來源，有三類：機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人。
中國大陸以前不承認(rèn)個(gè)人擁有檔案合法性，不重視個(gè)人檔案，因此許多個(gè)人保存的檔案，沒有集中到一個(gè)檔案館保管，相應(yīng)地削弱了有些檔案的利用價(jià)值。而國外有些國家則不一樣，一些檔案管理機(jī)構(gòu)承認(rèn)個(gè)人擁有檔案，并鼓勵(lì)個(gè)人把檔案存入管理機(jī)構(gòu)，而管理機(jī)構(gòu)只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國家所有、群眾所有、個(gè)人所有。
二、檔案構(gòu)成
檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。轉(zhuǎn)化條件有三：
�。ㄒ唬┺k理完畢的文件才能成為檔案
所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。狀況有以下三種：
1、文件資料要求立刻辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。
2、文件資料要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟(jì)遠(yuǎn)景規(guī)劃等，只要經(jīng)過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。
3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢
從這個(gè)角度來看，能夠說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。
�。ǘ┚哂斜仨毑榭祭脙r(jià)值的文件，才能成為檔案。
從這個(gè)角度來看，能夠說“文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華”。
�。ㄈ┌凑毡仨毜囊�(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案
從這個(gè)角度來看，能夠說“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合�！�
三、檔案的形式：
檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。
從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。
表達(dá)方式基本有三種：文字、圖像、聲音；
從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。
從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈�，F(xiàn)代有計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。
從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。
四、檔案資料：
檔案資料反映了人們各種社會(huì)活動(dòng)，即檔案資料上的特征是：
1、十分豐富，無所不包
一個(gè)國家的全部檔案記載著國家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各種各樣的資料；一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案記載著機(jī)關(guān)開展工作和生產(chǎn)活動(dòng)的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。
2、原始性
檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。
檔案不是人們有意識(shí)編寫、加工的，而是為完成某項(xiàng)工作自然地構(gòu)成的。對(duì)于后人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。
原始性和真實(shí)性的區(qū)別：
從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實(shí)的，部分檔案并非如此，主要有兩種狀況：
一是構(gòu)成上不真實(shí)，是假造、偽造的檔案；
二是檔案資料失真，構(gòu)成是真實(shí)的，但其資料不真實(shí)；
因此，我們就應(yīng)辯證地看待這個(gè)問題。
一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實(shí)和可靠性，但也不能懷疑一切。應(yīng)當(dāng)看到絕大部分的檔案是真實(shí)的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實(shí)的，但這些也有保存價(jià)值，不能隨意銷毀、涂改。
檔案的作用
檔案是認(rèn)識(shí)和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。
檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。它與人類文明的產(chǎn)生、發(fā)展相伴隨，并隨著社會(huì)文明程度的提高和對(duì)檔案利用需求的增長，越來越深入地滲透到人類活動(dòng)的方方面面。 檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。
檔案具有特殊功能，主要是指檔案有人們社會(huì)活動(dòng)中具有的其他文獻(xiàn)所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作用。
一、憑證作用：檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)�，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
二、參考作用：檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因?yàn)闄n案不僅真實(shí)地記錄和反映了人
類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度,也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度,為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)�！安焱獊�，視茲故帙”，對(duì)檔案的參考作用作了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點(diǎn)在于它的可靠性和廣泛性。
1、檔案的參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。
2、檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是人尖在活動(dòng)中形成的，人類的活動(dòng)是廣泛的，因而，檔案也是很廣泛的。其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個(gè)人廣泛利用的資料。每個(gè)地區(qū)有檔案館，每個(gè)單位有檔案室，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，人們遇有難題，都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案。
鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
1、要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌；
2、要忠于和熱愛檔案事業(yè)；
3、要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；
4、要有良好的保密習(xí)慣；
5、要樹立高度的法制意識(shí)和觀念。
同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻(xiàn)。
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